Die Vorstandssitzung wird zur Protokollerstellung aufgezeichnet und transkribiert. Die Audioaufzeichnung und das Transkript werden ausschließlich für die Erstellung eines internen Sitzungsprotokolls verwendet. Vor einer Nutzung mit KI-Tools erfolgt eine Anonymisierung der Inhalte. Die Aufzeichnung und das Transkript werden spätestens nach Genehmigung des Protokolls, spätestens jedoch mit der darauffolgenden Vorstandssitzung, vollständig gelöscht.